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业财一体化的关键:业务流程和财务流程的联通融合,数据共享

业财一体化,即打通企业的业务与财务数据,将财务这一相对后置化的工作前置,让其与业务可以同时进行,甚至先于业务。业财一体化可以提升企业对于财务数据及流程的管控能力,也可以直接提升企业的管理效率,指导企业管理者做出更加科学、准确的决策。

将企业的业务活动与财务活动进行信息化、系统化的统一管理,通过信息化手段,如:系统、平台等将信息进行共享,再将业务流程和财务流程进行融合统一管理,达到业财信息共享传递的准确性、及时性、真实性、完整性,加强企业内部的信息沟通与共享,从而提高企业的业务部门与财务部门的工作效率。

财务管理工具也经历了从Excel到ERP,到EPM(绩效管理),再到业财一体化平台的更新迭代,强大的业财一体化平台解放了财务工作者的双手,让他们从繁琐的记账工作中摆脱出来,开始转而思考更深层次的企业发展问题。

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业财一体化的核心,多元信息集成分析

业财一体化的关键在于业务流程和财务流程的联通融合,数据共享,打破以往业务部门和财务部门各行其是,数据、流程割裂的情况。而想要做到这一点,就必须将以往线下进行的流程转移到线上,同时由一个系统对所有的流程和信息进行集成,实现数据联通的效果。
1、多元信息集成,数据实时呈现
一个企事业单位,一旦人员规模超过50人,每个月所需要处理的账务数量庞大,财务人员每个月需要花费大量的时间在记账上,无论是采用传统的手工记账方式还是利用财务ERP系统,都需要填写大量的账务信息。如果企业规模庞大,有多个分公司子公司,涉及到账务会更加复杂繁多,而且财务数据汇总困难,想要查看整个集团公司的财务信息是很困难的,还需要去每个子公司拉取,又加上财务信息的敏感性,调用数据还会遇到一些障碍。
无论是记账还是汇总财务数据都需要花费大量时间,这也会导致财务数据滞后。一般每个月结完账后,才能把这个月的财务数据给到管理层。一般次月的月初结账,所以管理层要想看本月的财务状况,只能等到次月的上旬;效率差一点的企业可能要等到中旬。数据不及时,可能会错失最佳的决策时机。
因此数字化多元信息集成,员工可以直接在系统上提起报销申请单,审批通过后,出纳可以直接在系统上进行挑单支付,系统可以自动将要支付的款项列表推送到网银系统,做最后的核对付款。支付完成后,记账会计可一键生成付款或报账凭证。系统可以和财务ERP系统对接,将这些账务信息可以直接带到财务系统中,免除了手动记账,大量减轻了财务人员的工作量,系统还能实时生成财务报表,免除了财务数据汇总的麻烦,也不用担心数据滞后的情况。
2、业财融合,助力企业经营决策
除了减轻财务人员的工作量,财务数据也反映了企业的经营状况,财务数据能直观展示企业月度和年度的详细支出、收入流水,能快速显示企业的财务状况。财务报表实时输出,企业管理层在做经营管理决策时也能有据可依。如在财务状况良好、资金稳定的时候,企业可以投资或发起一些项目,进行扩张。在财务状况不好的时候,要节省开支,减少不必要的浪费。
一方面,用数字帮助决策。财务的核心是数据,在业务有需要的时候,参与到业务决策,为业务提供有效的数据支撑,这是财务能提供给业务的价值。另一方面,用数字衡量决策结果。财务用数据对业务结果进行量化,为业务提供有效的反馈,这也是财务的价值。只有打通业财数据,才能实现财务数据反映经济业务,业务数据体现财务价值。

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当前企业在业财融合数据打通方面存在的问题

1、流程不合理导致的数据及时性弱。
企业的流程系统往往是基于传统核算为主的思维设计,在这种流程主导下,财务人员主要以财务数据的“结果”为依据管控,缺乏过程管控。例如每月结完账后,管理层才能看到财务数据。如果次月月初结账,管理层只能等到次月上旬才能看到本月的财务状况;效率差一点的企业可能要等到中旬。数据不及时,可能会错失最佳的决策时机。
2、系统不互通导致的数据连贯性差。
目前,企业在用的财务系统仍相对独立,财务系统和业务系统尚未全面链接和集成,业务与财务系统数据需要互联互通;数据壁垒、信息孤岛仍不同程度存在;财务数据与业务数据的统计口径不一致。
3、技术不成熟导致的数据准确性低。
有的企业由于数据分析与统计模型不完善,财务人员仍需花费大量精力去获得财务管理所需数据,人工取数的差错率造成对数据分析不深入、不准确,仅通过经验判断提供“统计式”分析。

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打通系统数据,完善技术与流程成为了业财一体化的关键

首先是构建业财数据平台:业财融合不仅要聚焦财务场景,更要深入业务场景;不仅实现核算与披露,更要面向管理与评价;不仅承担事后反馈,更要连接战略与执行。因此,企业需要以数据贯通和数据应用为关键,构建业财一体化平台,实现基础详细数据集成到各分类数据智能汇总再到战略决策数据分析等不同颗粒度的数据信息集成。
构建基础数据库:数据标准化是实现有效数据管理的基础性工作,能够为多种数据应用场景提供“一致的语言”,也是实现业财融合的前提条件。企业需要通过明确标准设计原则、盘点数据资源目录、梳理数据结构层次、提炼数据标准规范,并建立数据迭代机制,以获得安全可信、标准统一、高度相关的数据。
构建数据中台:将不同的业务单元和财务单元架构在同一中台之上,各业务单元相对独立,又通过中台底层互相解耦。由于不再受财务规则刚性约束,也不用过多处理数据,因此业务单元可以获得最大化的灵活度,快速满足业务变化的需求。而由于财务单元对所有业务系统的数据都进行了校验、转换和整合,因此财务核算系统和经营分析系统将得到统一、准确的数据,加快财务核算和分析的速度。
构建数据仪表盘:加强数据的整理分析,将信息系统里的各类基础数据按照不同维度分类整合,例如时间维度、空间维度,客户维度、业务性质维度等,并直观展示公司整体经营、合同管理、收款与成本管控、项目管理等情况,充分挖掘数据潜在信息,为管理决策提供参考。

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企业如何推进业财一体化

1、做好业财一体化管理体系的战略规划
为了推进财务管理部门与业务管理部门目标协同一致,零售企业需要事前做好业财融合管理体系的宏观规划,依据企业实际情况进行整体布局,在遵循成本效益原则的基础上,实现财务指导业务、业务反馈财务的工作模式。在这一过程中,零售餐饮企业应当从财务管理、业务活动、管理理念这三个角度入手,将财务管理功能渗透到业务环节当中,逐步推进业财一体化管理体系落地。
2、逐步改进财务管理方式
财务管理体系的改进和完善,统一数据基础,明确会计核算方式和报表编制形式等,为企业的会计处理工作提供制度保障。基于这一管理理论,零售餐饮企业首先应当为财务管理工作配备功能多元化的管理系统和软件,将企业下属项目分部的核算工作统一到企业财务共享中心,由财务共享中心依照会计核算相关制度和流程开展数据整合、凭证管理、财务报销、内部结算等工作。
3、推进信息化建设与应用
业财一体化需要信息技术作为支撑。企业应根据业财一体化管理体系做好相应的信息系统顶层设计,将信息化建设纳入预算,投入一定量的人力、物力和财力等资源,结合企业管理需求分别设置功能模块,并做好不同系统的数据端口对接工作,确保财务数据与业务数据在共享平台上互通互流。另外,财务管理信息化建设并不是一劳永逸的工作,企业要定期更新财务软件,逐步拓展新一代信息技术在风险预警、凭证生成、信息查询、数据库管理等方面的功能,确保财务管理信息系统与业务活动同步发展,为业财一体化管理提供环境保障。
4、业财一体化的目标
业财一体化旨在协助会计核算,消除业务属性,以财务认识的语言来描述经济业务的发生,能够将业务发生实时准确入账。同时实现经营情况分析,监督业务情况:产出财务关心的gmv报表、收入成本表、营销费用情况等用于指导经济决策、预测经济前景的报表和数据,供应商对账单等。

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商业企业核心业务流程的关键节点把控,是业财一体化的关键

下图展示了企业核心的业务流程,从供应链的视角来看,商品在企业内部实施进销存的过程中,会分别经过采购过程从供应商处采购商品,然后在企业内部仓库或加工中心完成生成/存储过程,最后通过销售过程将商品销售给客户。在处理以上三个供应链过程的同时,会涉及财务过程和人力资源过程。
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来源:供应链产品笔记
企业核心业务流程
(1)采购过程:企业从供应商那里获取需要采购的商品,并为之支付商品款项,这部分商品款项通常会记为应付账款(只要不是现款现货,都会产生应付,常规采购流程,现款已经很少了)。供应商为商品开具发票,财务核实发票和采购明细无误后,出纳基于发票金额完成打款。
(2)生产/存储过程:商品采购入库以后,在企业内部进行生产和存储的过程,如果是批发和零售企业,通常只需要存储管理,保证商品的质量和数量的完整,而在生产企业,还会有对原材料进行加工、组装成成本或半成品的过程。在生产和存储的过程中,如果商品的成本发生变化,会联动财务的存货处理。
(3)销售过程:企业通过线上电商平台,或线下卖场等渠道将商品销售给客户,客户为之支付商品费用,这部分商品费用通常会先记录商品应收,待财务出纳从微信、支付宝或银行卡等渠道获得收款入账金额并对账无误后,对应收账款进行核销。
(4)财务过程:在业务开展过程中涉及到的收付款、预算、存货核算、成本管理等财务活动,主要对资金流进行管理。
(5)人力资源过程:人力资源主要对员工的管理,涉及到员工的招聘、入离职、劳动关系、培训、绩效、考勤、薪资等人力处理过程,主要目的是对企业内外相关人力资源进行有效运用,以便更好的服务于业务,满足组织当前及未来发展的需要。
(6)其它过程:除以上5大核心业务之外的其它企业管理过程,辅助企业良性运转,比如行政、企业文化、政府关系、法务、品牌管理、设计、金融等。
以上6大过程涵盖了企业日常经营的所有业务活动,各个业务过程在运转过程中相互协作(有些也会相互制约),共同达成经营目标。


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